10 Estratégias de Controle de Custos para ONGs
Introdução
O controle de custos é um processo crítico e estratégico de gestão orçamentária, envolvendo o planejamento, avaliação e monitoramento das despesas financeiras de uma organização.
Para as ONGs, que geralmente operam com recursos limitados e alta concorrência por financiamentos, controlar custos de forma eficiente e contínua é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira no longo prazo.
Além disso, ONGs que enfrentam problemas financeiros constantes acabam inevitavelmente desviando muito de seu foco dos projetos sociais para tentar “apagar incêndios” relacionados com falta e ineficiências no uso de recursos.
Sem controle adequado dos custos, o impacto social acaba comprometido.
Portanto, implementar estratégias proativas, modernas e bem estruturadas de controle de custos deve ser uma prioridade para gestores e conselhos diretivos de organizações do Terceiro Setor que almejam crescer de forma sustentável e gerar mudanças positivas em escala na sociedade.
Este planejamento financeiro cuidadoso e baseado em dados é o que diferencia ONGs de alto desempenho.
Este artigo visa analisar em profundidade os principais custos operacionais comumente encontrados em ONGs.
Em seguida, apresenta um framework com 10 estratégias comprovadamente eficazes para controlar e otimizar esses gastos, melhorando a saúde financeira e, consequentemente, maximizando a capacidade dessas organizações causarem impacto social relevante em suas áreas de atuação.
Economato: O sistema que entende as necessidades da sua OSC.
Entendendo os Custos Operacionais das ONGs
Antes de definir um planejamento orçamentário eficiente ou implementar iniciativas sólidas de gestão e redução de despesas, é preciso primeiro mapear e entender profundamente onde está o dinheiro da ONG no momento presente.
Ou seja, compreender em quais áreas os recursos estão sendo alocados e quais atividades e processos demandam mais investimentos e custos operacionais.
Custos Diretos
São custos claramente atribuíveis e essenciais para execução dos projetos e atividades-fim da ONG que geram impacto social, como gastos com materiais e recursos humanos necessários para construção de cisternas, realização de cirurgias, transporte e alimentação para voluntários, etc. Em geral representam o maior volume de despesas para organizações maduras.
Custos Indiretos
Envolvem gastos com estrutura organizacional e capacidade instalada que sustentam os custos diretos.
Exemplos:
- salários da equipe administrativa,
- aluguel e manutenção dos escritórios centrais,
- equipamentos,
- treinamentos internos,
- assessorias jurídica e contábil, etc.
Os custos indiretos também podem ser altos dependendo do porte da operação.
Despesas Não Operacionais:
Reúnem gastos periféricos como
- juros e taxas bancárias,
- multas por atrasos,
- desvalorização de ativos,
- publicidade, etc.
Ou seja, despesas que podem ser reduzidas ou até eliminadas sem impactar operações centrais nem projetos fim. Costumam representar “gorduras” que merecem atenção dos gestores financeiros.
Mapeadas essas 3 categorias de custos operacionais comuns nas ONGs, podemos olhar em mais detalhes alguns dos principais gastos frequentemente encontrados:
● Recursos Humanos
Salários e encargos de funcionários, prestadores de serviços e consultores representam com frequência o maior custo: 40 a 80% do orçamento anual total, especialmente para organizações maiores e bem estruturadas.
Benefícios como plano de saúde, vale refeição e transporte também pesam bastante. E equipe qualificada e especializada tem seu preço em termos salariais.
Portanto otimizar processos que permitam equipes menores, automatização de tarefas administrativas e maior produtividade individual são estratégias recomendadas.
● Instalações, Equipamentos e Infraestrutura
Soma de aluguel do escritório central, condomínio, contas de energia elétrica, internet, computadores, impressoras e outro ativos físicos ainda consomem normalmente de 8-15% do total de recursos anuais.
Lembrando que, demanda por espaço físico sempre cresce quando organizações se expandem.
Logo, soluções como escritórios menores ou compartilhados, equipamentos consignados ou doados por apoiadores, e maior uso de nuvem e dispositivos móveis ajudam a postergar ou até evitar gastos fixos e desnecessários.
A Tecnologia tem papel fundamental nessa busca por redução de infraestrutura física mais cara mediante crescimento.
● Softwares e Serviços Online
Para executar todo tipo de tarefas estratégicas, administrativas e financeiras com eficiência, ONGs dependem hoje de um conjunto amplo de sistemas internos e softwares especializados.
E muitas vezes os recursos de TI absorvem entre 5 a 25% do orçamento anual.
A boa notícia é que a tendência de soluções SaaS (software as a service) e baseadas em nuvem diminui a necessidade de servidores caros e profissionais de TI internos.
● Viagens, Eventos e Marketing
ONGs frequentemente possuem times ou unidades regionais espalhadas geograficamente, fazendo com que gastos com passagens aéreas e diárias de hotel sejam rotineiros e representem um percentual considerável das despesas – entre 7% a 13% nos casos mais extremos.
Participação paga em eventos, tanto no Brasil quando internacionais, também é comum para divulgar trabalhos e trocar boas práticas com outras instituições do Terceiro Setor.
Por fim, iniciativas promocionais e institucionais como anúncios, eventos, produção audiovisual e impressos demandam investimento contínuo em marketing e relacionamento com públicos de interesse.
Buscar passagens promocionais, priorizar eventos locais ou online, negociar valores com fornecedores e criar calendário anual de atividades são ótimas práticas para controlar esses gastos.
● Captação de Recursos
Para garantir sua sustentabilidade, ONGs investem na manutenção de uma equipe e um plano de captação de recursos proativos.
Em geral, setores dedicados exclusivamente à angariação de fundos e projetos consomem entre 11% a 19% de todo orçamento operacional disponível nos anos iniciais de operação.
Equilibrar contratação de profissionais internos especializados versus apoio de serviços terceirizados ou parceiros pró-bono é o que fará essa conta fechar de forma mais eficiente para cada contexto específico de orçamento e objetivo social.
● Gastos Jurídicos, Legais e Contábeis
Por lidarem com doações, recursos públicos e prerrogativas associadas à figura legal de sem fins lucrativos, ONGs têm despesas obrigatórias com contabilidade especializada e consultoria jurídica. Auditorias financeiras e outras assessorias consumiram de 3 a 11% do orçamento médio anual.
Priorizar bons profissionais conhecidos pelo setor e com experiência sólida no Terceiro Setor ajuda a pagar somente o necessário por esse apoio técnico altamente especializado.
● Custos Administrativos Gerais
Ainda existem centenas de gastos indiretos mensais classificados muitas vezes como “custos administrativos”. Alguns exemplos são contas de telefone, material de escritório, café, cópias, correio e motoboy.
Individualmente parecem pequenos, mas somados equivalem de 3 a 15% da maioria dos orçamentos de ONGs.
Portanto, mapear e negociar esses itens com fornecedores, eliminar contratos desnecessários, implementar políticas de uso consciente junto aos funcionários e automatizar o máximo possível usando recursos online ajuda efetivamente a enxugar esse grupo de gastos.
● Custos dos Projetos Sociais
Por fim, o último grande polo de alocação financeira das ONGs. Os custos para planejar, desenvolver e executar projetos que geram impacto social variam de 25% do orçamento para organizações pequenas iniciando operações até 75-85% no caso de ONGs grandes, maduras e bem estruturadas.
Insumos, recursos humanos necessários, equipamentos utilizados, infraestrutura demandada e outros gastos operacionais dos projetos compõem essa categoria fundamental. E onde boa parte da inteligência de gestão de recursos deve ser aplicada pelas ONGs.
Esse panorama revela onde e como a maioria dos recursos disponíveis são tipicamente alocados pelas organizações do Terceiro Setor.
E fornece informações indispensáveis para as 10 estratégias de gestão orçamentária e controle de custos apresentadas na próxima seção.
Economato: O sistema que entende as necessidades da sua OSC.
As 10 Estratégias de Controle de Custos para ONGs
1 – Definir orçamento anual e metas financeiras claras
Elaborar orçamento e projeções financeiras detalhadas, com todos custos operacionais mapeados e limites estipulados, é a atividade crucial que fundamenta as demais práticas recomendadas de controle de gastos.
Alinhar as expectativas de despesas à realidade dos recursos e fontes de financiamento disponíveis é o que permite à ONG planejar corretamente seus projetos e ações sem riscos de insolvência.
Incluir metas específicas de redução de custos e aumento de receitas, junto ao orçamento anual também aumenta o senso proativo de gestão de recursos escassos que os líderes e equipe devem cultivar.
Revisar orçamento e metas mensalmente, ou até semanalmente, é uma boa prática para acompanhar desvios e tomar decisões corretivas rápidas.
2 – Priorizar e proteger despesas essenciais
Após visualizar todo panorama de gastos no orçamento anual, é hora de categorizá-los entre essenciais e não essenciais.
Despesas operacionais e administrativas críticas devem ser protegidas e garantidas, mesmo em períodos de vacas magras.
Já custos não essenciais precisam ser analisados criticamente, com potencial para postergação quando recursos escassearem.
Exemplos: viagens internacionais podem ser substituídas por videoconferências, novos computadores adquiridos apenas mediante queima da máquina antiga, etc.
Essa distinção clara orienta cortes e alocações durante eventual contingenciamento necessário do orçamento: gastos não essenciais são cortados primeiro.
3 – Renegociar contratos buscando constante redução de custos fixos
Uma estratégia poderosa é rever todo portfólio de contratos vigentes – aluguel, telefonia, serviços essenciais terceirizados e sistemas internos, por exemplo.
O objetivo é renegociar condições e valores, buscando reduzir custos fixos mensais e unitários.
Atualizar contratos antiquados com preços fora da realidade de mercado e trocar prestadores de serviço mais caros por alternativas equivalentes de menor custo são medidas inteligentes.
Focar em reduzir custos fixos aumenta previsibilidade do orçamento e capacidade de gestão mesmo com recursos instáveis.
4 – Avaliar rigorosamente custo-benefício antes de novos projetos e gastos pontuais
Diferente do setor privado puro, ONGs muitas vezes focam tanto nas causas sociais que desejam abraçar que acabam negligenciando análises de retorno sobre projetos e ações.
Mas mesmo atividades filantrópicas devem passar por avaliação de custo-benefício, orçamento e projeções antes de serem implementadas. Isso evita maus investimentos.
Da mesma forma, novos gastos relevantes fora do orçamento regular como viagens internacionais, novas contratações e expansões físicas devem ser meticulosamente avaliados por suas reais contribuições antes de aprovados.
5 – Buscar eficiência operacional contínua nos processos internos
Otimizar a forma como o trabalho é feito internamente, simplificando processos, eliminando gargalos e tarefas manuais, deve ser um esforço contínuo. Isso aumenta produtividade da equipe e traz economia de recursos intangíveis muito relevante.
Digitalizar procedimentos, migrar colaboração e conteúdos para a nuvem, adotar metodologias ágeis e investir em automação de tarefas rotineiras são tendências essenciais para ganhar eficiência.
ONGs modernas não tem espaço para inércia operacional diante de orçamentos enxutos.
6 – Utilizar amplamente tecnologia para reduzir necessidade de infraestrutura física
Soluções de TI online estratégicamente escolhidas devem ser adotadas para diminuir despesas e ganhar mobilidade.
Softwares de gestão administrativa e financeira na nuvem, conta online, e-mail e VPN corporativos, telefonia por internet, videoconferências, chatbots e capacidade expansível de armazenamento e backup online são grandes aliados das ONGs.
Investir nessas ferramentas reduz muito ou elimina gastos com servidores internos, estações de trabalho completas, mesas telefônicas, linhas fixas caras, espaço físico para equipamentos on-premise, entre outros itens de infraestrutura física local usualmente significativos.
7 – Criar transparência sobre gastos entre times e celebrar economias
Ter um relatório de gastos e custos operacionais detalhado, atualizado frequentemente e facilmente acessível por todos os colaboradores e principais líderes aumenta o senso compartilhado de responsabilidade financeira.
Saber exatamente em que e por quem o dinheiro está sendo gasto, mesmo em minúcias do dia-a-dia, motiva times a reduzirem custos com pequenas ações.
Além disso, celebrar e recompensar coletivamente cortes, renegociações bem sucedidas e ideias criativas de economia também funciona para engajar equipes na missão do controle orçamentário.
8 – Investir na capacitação da equipe interna em gestão de custos
Equipe Gerencial e membros chave de conselhos diretivos precisam desenvolver expertise em orçamento, modelagem de custos, precificação estratégica de serviços, entre outras skills de gestão financeira.
Isso permite avaliações mais realistas e proativas antes de investimentos e gastos, além de gestão orçamentária mais eficiente no cotidiano da operação.
Incluir treinamentos periódicos sobre orçamento e administração financeira aplicados à realidade de ONGs nos programas internos de capacitação engaja times em uma cultura de planejamento e consumo consciente de recursos.
9 – Diversificar fontes de receita de forma sistemática
Para reduzir riscos associados à volatilidade de doações e captação de recursos competitiva com outras ONGs, é essencial ampliar e garantir fontes de receita recorrentes menos sensíveis a variações econômicas ou interrupções abruptas por decisões de apoiadores.
Estratégias recomendadas incluem:
- estabelecer uma base sólida de associados contribuintes mensais,
- oferecer serviços alinhados à expertise da ONG para outros players sociais e até poder público (mediante análises de custo-benefício prévias),
- operar loja solidária e e-commerce para geração de receita com venda de produtos ou serviços,
- realizar eventos pagos,
- alugar espaços ociosos.
Até desenvolver linha própria de produtos com impacto positivo para comercialização pode ser opção.
O importante é não depender unicamente de editais, parcerias pontuais e doações não compromissadas, mas sim trabalhar portfolio diversificado de fontes de renda.
10 – Monitorar continuamente gastos por projeto e unidade usando KPIs
Definir indicadores-chave de desempenho financeiro para cada projeto social relevante, departamento interno e unidade operacional é uma boa prática para permanecer vigilante sobre exageros ou ineficiências de gastos localizados.
Exemplos de KPIs úteis que devem ser acompanhados regularmente:
- Custo por beneficiário atendido
- Despesas fixas sobre receitas totais
- Custo real x orçamento inicial por projeto
- Despesas operacionais sobre despesas totais
- Despesas com pessoal sobre total de gastos
Softwares modernos de gestão econômico-financeira, como o Economato, facilitam criação de painéis gerenciais automatizados com esses indicadores.
Identificar aumentos fora do comum nas métricas permite investigar e sanar extrapolações isoladas na alocação interna de recursos.
Considerações Finais
Diante de um cenário econômico desafiador, controlar de perto os custos operacionais por meio de estratégias baseadas nos princípios de planejamento, eficiência, foco em gastos essenciais e disciplina é fundamental para a sustentabilidade das ONGs.
Ferramentas online, processos otimizados, transparência interna e monitoramento frequente de KPIs financeiros tornam esse controle orçamentário cada vez mais viável.
Mas pessoas treinadas e culturalmente alinhadas com os valores de gestão consciente de recursos ainda são o fator crítico de sucesso mais importante.
Conselhos atuantes e executivos preparados que colocam a saúde financeira entre as prioridades estratégicas máximas da organização também são vitais nesse processo contínuo.
Portanto, implementando essas 10 boas práticas de modo combinado e persistente, ONGs obtêm o necessário controle sobre seus custos operacionais.
E isso permite o cumprimento de seus objetivos sociais a longo prazo, com estabilidade para gerar mudanças positivas em escala na sociedade.
