Guia Essencial sobre Práticas de Relatório Financeiro Transparente
A capacidade de olhar nos olhos dos financiadores e parceiros, com transparência plena sobre os números e centavos investidos em sua causa, é um privilégio de poucas organizações.
Infelizmente, relatórios financeiros superficialmente elaborados ou até mesmo propositalmente obscuros ainda mancham a reputação de muitas instituições do Terceiro Setor.
Romper com imprecisões, atrasos ou baixa qualidade em processes de relatório financeiro nunca foi tão fundamental para a sobrevivência de organizações sociais.
Em uma era de recursos escassos e avaliações rápidas baseadas em dados abertos, práticas de relatório financeiro transparente determinarão quais instituições prosperarão.
Economato: O sistema que entende as necessidades da sua OSC.
Introdução
A gestão financeira eficiente e transparente é vital para o sucesso e sustentabilidade das organizações do Terceiro Setor.
Nesse contexto, a qualidade dos relatórios financeiros tem um papel fundamental em assegurar credibilidade, angariar recursos adequados e tomar decisões embasadas.
Este guia apresenta um panorama amplo sobre boas práticas em relatórios financeiros para ONGs e instituições sem fins lucrativos.
O relatório financeiro é uma ferramenta poderosa para comunicar o desempenho econômico e financeiro de forma clara e objetiva para os diversos stakeholders de uma organização.
Seguindo padrões adequados de transparência, tais documentos servem para prestar contas, manter financiadores bem informados e estabelecer processos eficientes de tomada de decisão interna.
Normas Regulatórias Aplicáveis
Do ponto de vista legal, a criação de balanços, demonstrativos de resultados e demais relatórios financeiros auditados é obrigatória para algumas organizações sem fins lucrativos no Brasil.
O principal normativo que estabelece essas exigências para parte do Terceiro Setor é o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil – MROSC.
Em geral, a necessidade de auditoria externa independe do porte da instituição, visando garantir transparência e conformidade diante da Lei.
Além dos requisitos legais, a adoção voluntária de práticas exemplares pode elevar ainda mais o nível de transparência e confiança transmitida aos stakeholders.
Desse modo, esta publicação reúne recomendações e técnicas avançadas que vão além das obrigações básicas, auxiliando gestores financeiros de ONGs a alcançarem excelência no processo de elaboração de relatórios.
Boas Práticas em Relatórios Financeiros de ONGs
Os relatórios financeiros devem permitir aos seus usuários avaliar objetivamente a real situação econômica e financeira de uma organização.
Para isso, alguns critérios e cuidados são cruciais:
Clareza e Concisão
- O documento precisa comunicar informações essenciais de forma direta, sem dados desnecessários nem linguagem rebuscada. Gráficos bem construídos também melhoram a assimilação.
Exatidão e Atualização
- Todas as informações precisam refletir fielmente a realidade, estando sempre atualizadas. Desvios ou defasagens comprometem a utilidade.
Acessibilidade
- Relatórios devem estar disponíveis nos idiomas e canais mais adequados para seus públicos estratégicos, sem barreiras tecnológicas ou intelectuais.
Detalhamento Suficiente
- O nível de detalhe precisa permitir uma avaliação abrangente por especialistas, sem superdimensionar seções nem subdimensionar outras.
Padronização
- Apresentar informações financeiras de forma clara, precisa e consistente, alinhada com as normas contábeis reconhecidas e as necessidades dos stakeholders.
Fundamentação
- Todos os dados precisam ter sólidas bases documentais, com caminho de auditoria claro e fundamentação em procedimentos reconhecidos.
O cumprimento desses atributos de qualidade depende de competência técnica em contabilidade, habilidades redacionais e gerenciais, além de sólida governança institucional.
Tecnologias avançadas também desempenham um papel relevante, como discutido mais adiante.
Primeiro, porém, é importante compreender as principais demonstrações financeiras que compõem os relatórios periódicos.
Passo a Passo para Implementar Práticas de Relatório Financeiro Transparente
1 – Estruturação de Contabilidade Eficiente
- Inicie definindo um Plano de Contas detalhado que atenda às necessidades da sua ONG, categorizando todas as receitas e despesas de maneira clara e lógica.
- Estabeleça práticas regulares para o registro imediato de todas as transações financeiras, assegurando que entradas e saídas de recursos sejam documentadas corretamente.
- Integre procedimentos contábeis com outros processos administrativos para uma gestão financeira abrangente e eficaz da organização.
2 – Técnicas para Registro e Documentação Financeira Clara
- Implemente um método de documentação que garanta a clareza e a precisão das informações. Isso inclui manter comprovantes de todas as transações e registrar detalhadamente os fluxos de caixa.
- Desenvolva políticas internas para a revisão regular das demonstrações financeiras, assegurando que todas as informações sejam verificadas e corrigidas se necessário.
- Promova treinamentos regulares para a equipe financeira, focando nas melhores práticas de registro e documentação financeira.
3 – Uso de Tecnologias e Softwares:
- Avalie e selecione softwares de gestão financeira que se alinhem às necessidades e capacidade da sua ONG. Ferramentas modernas podem oferecer funcionalidades como automação de tarefas, relatórios personalizados e integração com outras plataformas.
- Garanta que o software escolhido possua funcionalidades para a geração de relatórios financeiros transparentes e compreensíveis.
- Treine a equipe responsável pelo financeiro e contabilidade no uso eficiente dessas tecnologias, assegurando que aproveitem ao máximo as funcionalidades oferecidas.
Principais Demonstrações Financeiras
Os relatórios financeiros regulares englobam uma série de demonstrações complementares, cada uma destacando aspectos importantes da performance e saúde financeira.
Aqui listamos as demonstrações mais frequentes:
Balanço Patrimonial (BP)
- Resume a posição patrimonial e financeira em determinado momento, demonstrando bens, direitos, obrigações e situação líquida. Permite avaliar a saúde e capacidade de uma instituição honrar seus compromissos.
Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
- Detalha a composição do resultado contábil em certo período, indicando receitas, custos e despesas. Auxilia a compreender a origem do desempenho positivo ou negativo.
Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC)
- Apresenta todos os recebimentos e pagamentos que geraram impactos no caixa, essencial para projeções e mitigação de riscos de insolvência.
Demonstração de Mutações do Patrimônio Social
- Registra alterações no patrimônio líquido da organização entre o início e fim de determinado período. Útil para avaliação de sustentabilidade.
Notas Explicativas e Relatório de Gestão
- Fornecem informações textuais adicionais, fundamentais para correta interpretação e compreensão aprofundada dos demonstrativos quantitativos.
Essas demonstrações consolidadas formam os relatórios financeiros completos, que precisam seguir rigorosamente os princípios e normas contábeis aplicáveis.
Além da fidedignidade com a realidade patrimonial da entidade, a aderência às melhores práticas também requer uso intensivo de tecnologia.
O Papel da Tecnologia na Elaboração dos Relatórios
Ferramentas tecnológicas otimizam a velocidade e confiabilidade dos relatórios financeiros em múltiplas etapas do processo:
Sistemas Integrados de Gestão (ERP)
- Centralizam dados financeiros e contábeis, reduzindo riscos de inconsistências ou manipulações em planilhas isoladas.
- O Economato auxilia as organizações na elaboração de relatórios transparentes oferecendo um software de gestão financeira que facilita a prestação de contas com relatórios claros, detalhados e de fácil compreensão para todas as partes interessadas.
Automatização de Demonstrativos
- Geração automatizada de demonstrações a partir do sistema de gestão economiza tempo e minimiza erros.
Assinatura Digital
- Agiliza fluxos internos de revisão e garante rastreabilidade, além de permitir publicação eletrônica segura.
Business Intelligence (BI)
- Ferramentas de BI simplificam análises multidimensionais, cruzando dados para insights gerenciais.
Big Data e Analytics
- Permite identificar padrões em alto volume de dados, direcionando estratégias e tomadas de decisão assertivas.
O uso intensivo de tecnologia elimina retrabalhos manuais e aprimora a qualidade e tempestividade das informações.
Independente das ferramentas utilizadas, porém, todo relatório financeiro precisa passar por rigorosa auditoria externa antes de sua divulgação para garantir credibilidade e conformidade técnica e legal.
Auditoria Financeira para Validar e Atestar Confiabilidade
No cenário brasileiro, a obrigatoriedade da auditoria independente para ONGs não é uma regra geral, mas depende de certos critérios e circunstâncias específicas.
Auditoria com Base no Estatuto e na Captação de Recursos Públicos:
- Algumas ONGs incluem em seus estatutos a obrigatoriedade de uma auditoria externa. Adicionalmente, ONGs que captam recursos públicos podem ter requisitos específicos que incluem a realização de auditorias.
Legislação e Certificações Específicas:
- A obrigatoriedade da auditoria pode ser determinada por legislações específicas ou pela busca de certificações, como no caso de organizações que desejam obter o Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social (CEBAS).
Auditoria Como Prática Recomendada:
- Independentemente das exigências legais, a realização de auditorias é considerada uma prática recomendada para validar os controles internos e os procedimentos contábeis e de prestação de contas das ONGs.
As auditorias oferecem benefícios significativos para as ONGs, assegurando a integridade e a confiabilidade de suas operações financeiras.
Existem duas modalidades fundamentais de auditoria que são cruciais para organizações do Terceiro Setor:
Auditoria de Demonstrações Contábeis:
- Analisa se os relatórios representam adequadamente a posição patrimonial e desempenho, conforme normas contábeis aplicáveis.
Auditoria de Conformidade:
- Avalia aderência a leis e regulamentos vigentes, incluindo eventual necessidade de prestar contas ao poder público.
Ao final do trabalho, os auditores emitem pareceres técnicos que podem ser:
Sem Ressalvas:
- Opinião positiva, atestando adequação plena dos relatórios.
Com Ressalvas:
- Apontam distorções não generalizadas que não comprometem fundamentalmente os relatórios.
Negativo:
- Identificam graves problemas, tornando os relatórios impróprios ou enganosos.
Abstenção de Opinião:
- Impossibilidade de auditar satisfatoriamente por limitações significativas.
Obter um parecer sem ressalvas dos auditores externos traz enorme valor para os relatórios, elevando a confiança de financiadores e parceiros na gestão da organização.
Por fim, para que todo esse rigoroso processo cumpra seus objetivos, os relatórios precisam ser adequadamente divulgados.
Estratégias de Divulgação para Públicos Estratégicos
Uma última etapa crucial é a disseminação ampla e eficaz dos relatórios para stakeholders relevantes. Cada perfil de público-alvo tem necessidades e canais de comunicação distintos:
Financiadores
Valorizam transparência quanto a alocação de recursos e conformidade. O portal da organização com downloads simples é essencial.
Parceiros
Buscam entender capacidade de gestão antes de firmar alianças, assim relatórios completos devem ser compartilhados já no início de negociações.
Beneficiários Finais
Menor interesse nos dados contábeis, mas o balanço social com indicadores de impacto é importante.
Imprensa
Releases proativos sobre aspectos positivos influenciam a percepção pública, mas omissões podem gerar manchetes negativas.
Mais do que disponibilizar, um diálogo constante por meios segmentados também reforça a transparência e fortalece vínculos de confiança com stakeholders estratégicos.
Novas Fronteiras em Transparência Financeira
O ambiente dinâmico e altamente competitivo impulsiona melhoria contínua dos processos de relatórios financeiros.
Algumas práticas inovadoras que começam a ganhar espaço incluem:
Portais de Dados Abertos:
Plataformas online que reúnem dados financeiros de várias entidades para consulta granular em tempo real por qualquer interessado.
Exemplos:
Integração Total com Sistemas Governamentais:
Permite cruzamento automático de informações entre órgãos públicos fiscalizadores e bancos de dados financeiros das organizações.
Blockchain:
Sistemas descentralizados e imutáveis de registro distribuído que ampliam rastreabilidade e segurança de transações financeiras.
Classificações Independentes:
Mecanismos externos de avaliação comparativa entre organizações, gerando ratings de excelência que orientam financiadores.
Essas e outras inovações deverão moldar o futuro da transparência no Terceiro Setor. Organizações pró-ativas que já começam a adotar tais avanços certamente desfrutarão de vantagens competitivas.
Conclusão
A criação e publicação de relatórios financeiros confiáveis, precisos e inteligíveis é fundamental para toda a organização sem fins lucrativos.
Além do cumprimento dos requisitos legais, a adoção voluntária das diversas boas práticas apresentadas também fortalece a reputação institucional e a capacidade de captar recursos para causas sociais relevantes.
As ferramentas e técnicas destacadas permitem aprimorar continuamente os processos de elaboração, auditoria e divulgação de relatórios financeiros.
Gestores comprometidos com a transparência possuem papel crucial em disseminar essas soluções em suas organizações, transformando relatórios em verdadeiros aliados estratégicos.
Adotando as recomendações deste guia, líderes do Terceiro Setor podem alavancar drasticamente a confiança e apoio de seus públicos estratégicos.
A excelência na comunicação financeira não é opção, mas sim uma necessidade para sustentar iniciativas de impacto positivo para a sociedade por muitos anos.