Terceiro Setor e a Escolha por um Novo Software

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    Nos últimos anos, o terceiro setor tem enfrentado vários novos desafios, desde a demanda maior por mais transparência e prestação de contas, passando por maiores exigências para obtenção de recursos, até o próprio declínio da economia.

    O foco na maneira como essas organizações gerenciam suas finanças e fazem uso dos recursos obtidos através de contribuições e outras parcerias tem aumentado.

    Em um mundo cada vez mais digital, qualquer deslize ou ação que indique irresponsabilidade por parte das organizações da sociedade civil na gestão de suas finanças, poderá rapidamente abalar a reputação das mesmas.

     

    Uma solução que ofereça possibilidades de monitoramento correto do desempenho de cada projeto ou programa, acompanhamento de orçamentos e correta prestação de contas, demonstrando alto nível de transparência para essas organizações, torna-se fundamental para que as equipes fnanceiras possam obter resultados mais sólidos.

    Infelizmente as soluções tradicionais, sofwares de gestão desenvolvidos para empresas comerciais ou uso de planilhas eletrônicas, estão longe de serem soluções ideais.

    Soluções paliativas não irão resolver esses problemas.

    Somente um software adaptado para resolver os problemas específicos das organizações do Terceiro Setor pode ser verdadeiramente viável.

    A gestão financeira do Terceiro Setor

    Ao contrário de empresas comerciais, cujo foco principal é o lucro e a valorização diante dos acionistas, as organizações do Terceiro Setor não têm fns econômicos.

    Normalmente estas organizações carecem de maior fexibilidade fnanceira em relação às empresas comerciais, porque dependem de contribuições que na maioria das vezes são de pessoas físicas ou jurídicas, que não irão usufruir do produto ou serviço oferecido.

    Ou seja, os recursos captados são destinados ao fornecimento de bens ou serviços a pessoas diferentes daquelas que estão financiando a iniciatva.

    Dessa forma, muitas vezes esses recursos vêm com algumas ressalvas; a organização deverá ser capaz de demonstrar capacidade de gerí-los corretamente e garantir que serão devidamente aplicados na ação social proposta no momento da captação.

    A ênfase em relatórios financeiros para atores externos torna crítica a necessidade dessas organizações de buscarem soluções que facilitem a devida prestação de contas.

    Organizações sem fins lucratvos precisam acompanhar e informar as finanças de forma segregada entre projetos, programas, subvenções, fundos, o que vai muito além de um controle financeiro geral da organização.

    Além disso, por terem doações e contribuições como principais fontes de renda, elas se diferenciam da maioria dos padrões contábeis e fnanceiros presentes em empresas comerciais.

    Desvantagens das soluções tradicionais

    Cada vez mais, gestores e equipes fnanceiras de organizações da sociedade civil se tornam conscientes da necessidade de antecipar problemas, sugerir soluções e artcular resultados fnanceiros pontuais para se manter à frente de uma área extremamente dinâmica como é o Terceiro Setor.

    Infelizmente os sistemas financeiros tradicionais não estão preparados para auxiliar as equipes financeiras das organizações no enfrentamento desses desafios, gerando desperdício de grande parte de sua energia, tempo e esforço.

    Tais sistemas não foram desenvolvidos para automatzar processos ou rotinas específcas do cotidiano de organizações do terceiro setor, tampouco para prover os diversos relatórios ou demonstrações exigidas à maioria dessas entidades.

    Portanto os sistemas financeiros tradicionais não são capazes de lidar com todas essas particularidades de forma natural. Na maioria das vezes, o que se vê são tentativas de caminhos alternativos dentro desses sistemas ou mudanças em processos, gerando mais trabalho para que o sofware consiga atender parcialmente às demandas.

    Diversas são as formas como as organizações do Terceiro Setor se financiam:

    • doações;
    • subvenções;
    • patrocínios;
    • auxílios;
    • venda de produtos;
    • organização de eventos;
    • produção de materiais;
    • contratos de prestação de serviços;

    Recursos esses, que serão alocados em diversos projetos e/ou programas, os quais deverão ter as finanças monitoradas e reportadas regularmente. Algo que dificilmente será praticado de forma eficaz quando utlizados sofwares desenvolvidos para empresas comerciais.

    Tentar fazer uso destes, poderá levar a um aumento tão grande da carga de trabalho da equipe fnanceira que talvez seja até inviável tentar manter diversas fontes de financiamento.

    Ninguém espera que o trabalho do gestor de uma organização sem fins lucratvos seja tarefa fácil, mas a maioria dos sistemas de gestão que essas organizações utlizam podem tornar tarefas do dia a dia muito mais complicadas e extensivas.

    A utilização de planilhas eletrônicas ou sofwares tradicionais e obsoletos acaba gerando muitos processos manuais, o que além de aumentar a propensão a erros, consome grande parte do tempo e energia da equipe financeira. Frustrando colaboradores, que passam a perceber a tecnologia como algo que dificulta o trabalho ao invés de facilitá-lo.

    Quando a gestão das finanças de organizações do Terceiro Setor é feita através de softwares tradicionais ou planilhas eletrônicas, a equipe fnanceira tende a computar dados de forma repetitiva em diversos módulos ou guias, pois não existe integração direta entre a movimentação diária e os diversos projetos e orçamentos.

    Como escolher um bom software de gestão financeira?

    Escolher o melhor software de gestão financeira pode ser crucial para o melhor desempenho e crescimento de sua organização, por isso é tão importante compreender os benefícios propostos e também os riscos que poderão ser evitados ao avaliar possíveis soluções.

    Antes de investir tempo e dinheiro em um novo sistema de gestão financeira, é importante identificar todas as necessidades de sua organização e verificar quais principais demandas deverão ser atendidas.

    Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, sua organização deverá buscar um software que seja desenvolvido especifcamente para atender a essas demandas. Uma solução voltada às organizações do terceiro setor.

    Reputação da empresa parceira

    A aquisição do software sinaliza apenas o início de um relacionamento com a empresa fornecedora. A fornecedora que você escolher deverá estar comprometida com um futuro relacionamento de longo prazo com sua base de clientes; ter um olhar voltado para o Terceiro Setor e estar atenta às necessidades de seus usuários.

    Alguns exemplos de questionamentos que deverão ser feitos:

    Durante seu processo de escolha, procure por soluções que sejam recomendadas por seus usuários. Converse com usuários que utlizem soluções que você esteja considerando adquirir.

    Certfque-se de falar não só com pessoas que realizem trabalhos do dia a dia no sistema mas também com gestores que utlizam as informações do sistema com uma visão mais estratégica. Procure obter, além de informações sobre o sistema, informações também sobre o serviço prestado pela empresa fornecedora.

    Afnal, outros fatores além do software deverão ser observados:

    testemunho economato

    Através de incansáveis pesquisas, que muitas vezes avançavam a madrugada
    conheci uma ferramenta inovadora para a gestão estratégica, o Economato,
    desenvolvido pela BHBIT Soluções para o Terceiro Setor.

    Sempre muito atenciosos, os colaboradores da BHBIT deram todo o suporte para a implantação do Economato.

    Hoje, os recursos financeiros da AMA são geridos de forma automatizada e com informações precisas para apoiar decisões estratégicas, a manutenção do CEBAS,
    além de facilitar a prestação de contas para os investidores e aliados.”

    André Di Senna

    -

    Secretário Geral da AMA

    Por que um software de gestão financeira específico?

    Softwares desenvolvidos especificamente para as necessidades do Terceiro Setor podem beneficiar imediatamente essas organizações.

    Um soffware voltado para o Terceiro Setor permitirá elevados níveis de transparência e prestação de contas à organização, além de possibilitar a realização de sólidas decisões estratégicas e conservar sua reputação com a comunidade e o público em geral.

    Veja quais são as principais vantagens de um bom software financeiro voltado para o Terceiro Setor:

    Conclusão

    Os riscos envolvidos em continuar utlizando soluções que não coloquem sua equipe à frente dos desafios envolvidos na gestão, é um preço alto demais para as organizações da sociedade civil.

    De maneira natural, cada vez mais essas organizações optarão por sofwares voltados para o Terceiro Setor, pois essas são soluções que podem realmente contribuir para o avanço de suas missões.