Como Identificar os Custos Reais de um Projeto

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    Em uma época em que as organizações sem fins lucrativos estão sob maior escrutínio por parte dos legisladores que questionam sua responsabilidade perante os doadores e contribuintes, é mais importante do que nunca que as ONGs saibam como estão gastando seus recursos.
    Essas são apenas algumas questões cuja resposta as organizações precisam ter sempre à mão. Este artigo irá explorar algumas formas de identificar os custos reais de seus projetos, a fim de dar clareza a suas escolhas de alocação de recursos.

    O que as ONGs precisam saber sobre os custos reais de seus projetos?

    É difícil decidir em que as organizações sem fins lucrativos devem investir se não souberem o custo total de suas iniciativas. 

    Muitos fatores devem ser considerados ao tomar essas decisões. Muitas pessoas estão fazendo mais perguntas sobre as ONGs e como elas lidam com suas doações, o que significa que precisam de mais clareza e transparência em suas escolhas na alocação de recursos.

    As Organizações da Sociedade Civil que registram sistematicamente informações sobre despesas apresentam taxas de sucesso de financiamento mais altas do que as que não medem seu desempenho.

    Além disso, as ONGs podem usar esses dados para tomar decisões mais eficazes sobre a alocação de recursos.

    A anatomia dos custos verdadeiros

    Alguns tipos de custos podem ser muito mais fáceis de acompanhar e medir com números, tais como o investimento em um serviço ou atividade de um programa. 

    Porém existem outros tipos de custos que são muito mais difíceis de quantificar. Por exemplo, o trabalho voluntário, o qual as ONGs não podem facilmente traduzir em reais.

    As organizações sem fins lucrativos precisam estar cientes de algumas nuances que podem dificultar o rastreamento dos custos.

    Para ajudar com esses desafios, muitas ONGs buscam ferramentas de rastreamento que lhes permitam rastrear as despesas para relatórios financeiros. 

    Algumas Associações e Fundações utilizam planilhas para rastrear custos detalhados, mas um sistema de gestão financeira projetado especificamente para as necessidades das organizações do Terceiro Setor facilita a coleta de dados de custos e seu rastreamento completo, sem acumular tarefas administrativas adicionais.

    A importância de se saber os custos reais e como eles afetam as decisões futuras

    Bons líderes das Organizações da Sociedade Civil têm informações que os ajudam a planejar e gerenciar orçamentos. 

    Eles podem tomar decisões mais informadas como resultado da compreensão do verdadeiro custo dos programas, sendo muito mais assertivos ao defenderem o apoio e contratos que cobrem o custo total dos serviços.

    Um dos benefícios mais valiosos de ter informações precisas sobre as áreas do programa é a capacidade de fazer escolhas sensatas sobre como as ONGs apoiarão o trabalho crítico da missão, a fim de garantir que ela continue. 

    Para as organizações sem fins lucrativos, alguns programas podem ser financeiramente autossustentáveis ou gerar excedente, enquanto outros programas podem exigir subsídios periódicos ou contínuos de captação de recursos. 

    Decidir quais programas devem ser apoiados e quais precisam de investimento é importante para que as ONGs sejam capazes de fazer crescer sua missão no futuro.

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    Primeiros passos para a construção de um orçamento

    Há cinco passos que as ONGs podem seguir para obter o verdadeiro custo de seus projetos:

    1 Identificar o que querem realizar (suas iniciativas) para que saibam quais métricas avaliar em seu orçamento.

    2Identificar os custos operacionais da organização, assim como os custos diretos e indiretos associados aos seus projetos. Caso a ONG possua mais de um projeto, é importante também definir os rateios relacionados aos custos operacionais.

    3Estabelecer quais métricas irão utilizar para medir o sucesso e quais serão relevantes a longo prazo.

    4Coletar informações sobre a situação atual em que a ONG se encontra, analisando demonstrações financeiras, pesquisas com doadores e muito mais, para que possam entender quanto dos recursos disponíveis já está comprometido.

    5Uma vez coletadas todas essas informações, as ONGs poderão criar um orçamento que as ajudará a identificar quanto será necessário para o custeio de seus projetos e quando esses aportes deverão ser utilizados.

    Desafios na identificação dos custos reais

    Desenvolver orçamentos de projetos de forma precisa e fórmulas de alocação requer muito trabalho. É mais difícil do que parece. 

    Você precisará preparar muitas coisas antes de poder começar a desenvolver esse tipo de orçamento. Por exemplo, você precisará de uma lista de rendimentos, uma lista de despesas, registros de pessoal e seus salários, bem como informações sobre despesas importantes, tais como despesas com instalações ou sistemas.

    A identificação dos custos diretos é mais fácil, por serem aqueles que podem ser associados diretamente ao projeto, tais como matéria prima, salários de colaboradores que atuam no projeto, etc.

    Os custos indiretos são quaisquer despesas que não podem ser diretamente ligadas a um projeto específico. Por exemplo: aluguel de espaço físico, conta de água, conta de luz, computadores, impressoras e outras despesas gerais da organização.

    Um custo indireto importante é o salário dos funcionários da gerência que tomam decisões sobre como os recursos serão alocados entre os projetos.

    É importante compreender que, proporcionalmente, as ONGs geralmente têm uma despesa operacional maior do que as organizações empresariais. Isso significa que as organizações sem fins lucrativos precisam de mais dinheiro para operar com sucesso do que as empresas. 

    Por exemplo, para arrecadar recursos de todos os tipos de doadores e financiadores, as organizações sem fins lucrativos têm de produzir propostas detalhadas para obter financiamento. Isso significa que as ONGs precisam ser capazes de criar orçamentos com aparência profissional e incluir muitas informações sobre o uso desse recurso.

    Essa dependência de parcerias e formalização de todos esses processos; esforços nas áreas de captação de recursos; e ainda a manutenção de uma política de transparência, demandam um grande esforço administrativo, elevando significativamente seus custos operacionais.

    Próximos passos

    Uma vez que os custos reais dos projetos tenham sido identificados e um orçamento tenha sido devidamente elaborado, as ONGs devem usar essas informações para balizar suas decisões durante o processo de alocação dos recursos. 

    É necessário, ainda, ter sempre em mente o cronograma das atividades para garantir que os recursos estarão disponíveis no tempo certo para o custeio das operações.

    Se uma organização descobre que não pode sustentar seus projetos, deve pensar em encontrar outras formas de apoiar o programa ou encontrar um modo diferente que seja mais sustentável.

    Neste artigo, você aprendeu que as organizações do Terceiro Setor precisam conhecer seu verdadeiro custo dos projetos antes de poderem alocar recursos de forma eficaz.